Ako hovorí psychológ Dalibor Špok v podcaste Vrtání, väčšina klientov, ktorí prichádzajú s tým, že toho majú veľa a sú zavalení úzkosťou, verí v mýtus efektivity. Títo klienti hľadajú nejakú metódu či techniku, vďaka ktorej toho stihnú viac. Napríklad očakávajú, že ak zdvojnásobia tempo, úsilie a vyladia procesy, získajú viac voľného času. V niektorých prípadoch to tak fungovať môže, oveľa častejšie ale tento prístup prináša ďalšie problémy.
So zvýšenou efektivitou nielenže nezískame viac času, ale navyše sa budeme dopúšťať stále viac tých chýb, ktoré už robíme. Ako píše Dane Jensen v článku Time manažment vás nezachráni, čím sme totiž efektívnejší, tým väčší priestor na ďalšie úlohy si vytvárame. Dostávame sa tak pod ešte väčší tlak a rastúci neodbytný pocit, že nikdy nie je dostatok času, sa pre nás stáva hlavným zdrojom stresu.
Nechať sa zahltiť úlohami a strhnúť prúdom produktivity a efektivity je paradoxne často jednoduchšie, ako si nastaviť vlastné tempo, priority aj hranice v súlade s našimi hodnotami.
Dane Jensen prináša aj tipy, ako z tohto začarovaného kolotoča von. Riešením podľa neho nie je stať sa efektívnejším, aby sme stíhali stále viac úloh, ale naopak zjednodušiť procesy a zredukovať to množstvo úloh, ktoré už máme denne na tanieri.
V prípade úloh, o ktorých môžete rozhodovať, teda tých, ktoré si na seba beriete sami, je osvedčenou metódou vyblokovať si kalendár tak, aby ste každej vašej činnosti pridelili konkrétny časový úsek, v ktorom sa budete plne sústreďovať len na ňu. Pri plánovaní zvykneme totiž bývať príliš optimistickí.
Ak pridelíte každej úlohe vyhradený časový úsek, získate realistickejší prehľad o vašich časových možnostiach a hneď vidíte, koľko toho stihnete alebo aj nestihnete. Zároveň má takéto usporiadanie aj motivačný aspekt. Dalibor Špok k tomu dodáva, že ak viete, kedy s danou úlohou začínate a kedy končíte, vie to veľmi pomôcť v samotnej organizácii.
Dôležité je pridávať si konzistentne do každého takéhoto plánovania určitý “nárazník” či rezervu, teda o niečo málo viac času, než si myslíme, že potrebujeme. Dodá nám to viac pokoja aj pocitu kontroly. To platí aj pre pravidelnosť konkrétnych aktivít. To, čo si totiž stanovíme ako pravidelné, si urobí čas samo. A je to práve pravidelnosť a dôslednosť, vďaka ktorým vieme dosiahnuť najdôležitejších zmien v živote. Myslite na to pri plánovaní vašich aktivít.
Ak ide o úlohy, ktoré vám boli pridelené napríklad v práci, radí Dan Jensen diskutovať o prioritách. Namiesto toho, aby ste úlohu odmietli s tým, že nemáte čas, skúste sa spýtať, ktorá z už pridelených úloh má najvyššiu prioritu, prípadne ktorú z nich môžete posunúť. Povaha diskusie o úlohách sa tak posunie k diskusii o skutočných prioritách.
Tim Ferris vo svojom článku Ako nájsť jedno rozhodnutie, ktoré nahradí ďalších sto píše o tom, že si môžeme každodenné rozhodovanie v konkrétnej oblasti uľahčiť tým, že si vytvoríme pravidlo, na základe ktorého sa potom rozhodujeme automaticky. Pre Tima Ferrisa to bola zásada, že odmietne čítanie všetkých novovydaných kníh, s ktorými ho v roku 2020 oslovili vydavateľstvá.
Ďalším príkladom, ako jedna zásada eliminuje nutnosť rozhodovať sa o tom, ktoré stretnutie prijať a ktoré odmietnuť, ak sa potrebujete sústrediť na prácu, je stanovenie konkrétneho dňa alebo dní v týždni, v ktorom mítingy neprijímate. Odpadne vám nepríjemný pocit z neprijatia stretnutia a zároveň získate čas na sústredenú, hlbokú prácu.
Vytvorte si také prostredie, v ktorom nebudú mať rozptyľovače miesto. Sociálne médiá, telefonáty, rôzne blikajúce notifikácie, ale aj kolegovia, ktorí sa potrebujú na niečo spýtať. To všetko bojuje o vašu pozornosť. Ak sa budete snažiť tieto rozptyľujúce faktory potláčať silou vôle, bude vás to stáť nemalé množstvo energie a prispeje to vo výsledku k vášmu vyčerpaniu.
Riešením je podľa Dane Jensena napríklad časový blok s vypnutými notifikáciami, tichým režimom telefónu a tam, kde je to možné, aj kompletne vypnutým wi-fi. Manažérom sa osvedčilo tiež vytvorenie polhodinového časového úseku počas dňa. Ten je otvorený pre kolegov, ktorí sa potrebujú niečo spýtať alebo si niečo malé ujasniť. Predchádzajú tým množstvu malých päťminútových vyrušení počas celého dňa.
Techniky riadenia času a úloh, prioritizácia a redukcia dennej nálože sú jednou súčasťou cesty ku kvalitnejšiemu životu bez neprestajného časového tlaku. Avšak to hlavné, čo nás do tohto tiesnivého stavu dostáva, sú naše vlastné myšlienky.
S týmto subjektívnym náhlivým pocitom však vieme pracovať. Zbavovať sa nadbytočných myšlienok a prikláňať svoju pozornosť k tomu, aby sme si lepšie uvedomovali aktuálnu chvíľu, môžeme trénovať napríklad v rámci konceptu všímavosti (mindfulness). Byť si hlboko vedomí každého okamihu vlastne znamená dať každej chvíli čas, ktorý vyžaduje a potrebuje. Ak totiž tej myšlienke či chvíli patričný čas nedáme a zrýchlime, nemôže dosiahnuť svojej plnej kvality, uzatvára Dalibor Špok.
© 2016, Všetky práva vyhradené!
Have your say!