Digitálna komunikácia ovplyvňuje vnímanie vašej osobnosti viac, než si myslíte. Od rýchlosti odpovede, cez oslovenie a používanie čiarok, až po presné špecifikovanie požiadavky či úlohy. Nárast digitálnej záťaže spôsobenej aj neefektívnou komunikáciou potvrdil Work Trend Report od Microsoftu, podľa ktorého sa počet správ na osobu zvýšil v regióne strednej a východnej Európy medziročne o viac ako 20 %. Celosvetovo zaznamenali nárast počtu prijatých správ o 6 %. Rastie aj počet hromadných e-mailov s viacerými adresátmi. Výsledkom je chaos a neefektívna zdĺhavá komunikácia. Ako z toho von?
Pracujete v korporáte alebo firme, ktorá využíva Slack, Teams či WhatsApp na rýchlu komunikáciu? Rešpektujte fakt, že tieto nástroje boli vytvorené za účelom rýchlej, dynamickej výmeny informácií. Zmienku s označením @ používajte vtedy, keď potrebujete odpoveď od konkrétnej osoby. Nevyžadujte okamžité reakcie, pokiaľ to nie je nevyhnutné. Ak potrebujete rýchlu odpoveď, uveďte dokedy ju očakávate. Emotikony sú vhodné na rýchle potvrdenia, používajte ich však s mierou. Vracajúci smajlík či emotikon hnedého výkalu do pracovnej komunikácie nepatria.
Takto áno: @Martin: Môžeš potvrdiť, že máš pripravené slajdy do 14:00? Stačí react ✅ ak áno. Ak potrebuješ viac času, napíš.
Predmet e-mailu musí byť konkrétny a zrozumiteľný, jeho úvod stručný a profesionálny. Vyhnite sa nekonečným omáčkam v úvode. Vaším cieľom je odovzdať informáciu, nie rozobrať zážitky z minulého víkendu. Svoju požiadavku, očakávanie či úlohu sformulujte presne. Tak, aby príjemca e-mailu nemusel spisovať doplňujúce otázky a nevysvetlil si niektorú z požiadaviek nesprávne. Pred odoslaním skontrolujte preklepy. Neviete, či si váš e-mail nebude čítať jazykový purista.
Príjemca netuší, o čom je e-mail s predmetom Info. Nepozná jeho dôležitosť a v prípade, že sa po 2 týždňoch bude snažiť vyhľadať váš e-mail medzi stovkami ostatných, nebude úspešný. Do predmetu e-mailu vpíšte konkrétne okolnosti, ktorých sa správa týka.
Kilometrové e-maily nemá nikto rád. Ľudia sú zaneprázdnení, dlhé texty iba prebehnú očami alebo úplne odignorujú. V prípade, že potrebujete odovzdať viac informácií, e-mail formátujte. Využívajte odseky, nadpisy aj bold. Pre prehľadnosť jednotlivé body očíslujte.
V tele e-mailu opisujete zadanie, ktoré vyplýva z priloženej prílohy. Malým detailom je to, že ste zabudli priložiť spomínanú prílohu. Nepriamo tak ukazujete svoju roztržitosť a nedôslednosť v komunikácii.
PREZETNÁCIU CHCEM DNES DO 15.00 !!! Je takáto forma komunikácie príjemná? Vôbec nie. Je útočná a nezdvorilá. Kapitálky a výkričníky si nechajte pre svoj osobný denník, v ktorom sa môžete cez písmená vykričať. Na kolegov či zamestnancov to neskúšajte.
© 2016, Všetky práva vyhradené!
Have your say!