Overené time management techniky na efektívnu prácu

Pracujte v intervaloch

Pomodoro technika je pomenovaná podľa kuchynského časovača v tvare paradajky, u nás si ho dokážete lepšie predstaviť ako kuchynské vajíčko. Technika spočíva v rozdelení času na pracovné bloky s krátkymi prestávkami. To znamená, že 25 minút pracujete a následne si dáte 5 minút prestávku a znova pokračujete v práci. Počas prestávky sa môžete prejsť na kávu či skontrolovať sociálne siete. Po štyroch takýchto blokoch si doprajte dlhšiu prestávku, 15 – 20 minút.

Prečo je táto time management technika taká populárna a efektívna? Rozdeľuje pracovný čas na menšie bloky, takže je pre váš mozog jednoduchšie sa koncentrovať v kratších intervaloch. Vidina prestávky je tiež motivujúca.

Definujte si dôležitosť a naliehavosť vašich úloh

ETechnika zvyčajne pre manažérske pozície, podľa ktorej si ľahšie zoradíte priority a delegujete úlohy. V istých obmenách však môže fungovať pre každého, kto je zavalený úlohami. Eisenhoverov princíp vám pomôže ohodnotiť si dôležitosť každej úlohy a tým si lepšie naplánovať čas na ich realizáciu.

Používajte zoznamy, aby ste na nič nezabudli

To do list pozná snáď každý. Stačí vám papier a pero hneď si viete spísať úlohy, ktoré vás v ten deň čakajú. Samozrejme aj táto metóda sa dá vylepšiť, inak by ste mohli skončiť tak, že vám budú úlohy oveľa rýchlejšie pribúdať, ako ich budete odškrtávať.

• Stanovte si rozumný počet úloh na daný deň. Urobte si ráno prehľad práce a podľa Eisenhoverovho princípu si určite, ktoré úlohy majú prioritu. Definujte si rozumný a splniteľný počet úloh na každý deň. Rovnomerné a rozumné rozloženie pracovnej náplne vám pomôže k efektivite a vyhnete sa stresu z toho, že máte na zozname 15 úloh, ktoré nemáte časovo zaradené.
• Ku každému typu úlohy by ste mali vedieť koľko času vám zaberie.
• Označte si farebne úlohy, do ktorých sú zapojení aj iní ľudia.

Aplikácie môžete využiť, ak je pre vás papier a pero zastaralé. K dispozícii je množstvo aplikácií, ktoré vám ponúkajú zoznamy, poznámky, či sledovanie úloh. Stačí si iba vybrať tú, ktorá vám vyhovuje najviac. Príklady: Trello, Wunderlist, Evernote, Any.do.

Odpisujete na každý email, hneď ako vám príde? Nerobte to

Pracovný e-mail je veľmi efektívny nástroj ako komunikovať, no zároveň môže byť aj požieračom času a hlavnou príčinou stresu. Nič vám nepokazí deň ako keď si ráno zapnete počítač a v schránke máte desiatky e-mailov, ktoré treba riešiť. Prípadne pracujete na dôležitej prezentácii a neustále vás vyrušujú e-mailové notifikácie. Tu je pár tipov ako zvládnuť time management a e-maily.

• Vypnite si notifikácie. Keď vám sa vám prestanú nové e-maily objavovať na obrazovke, budete sa môcť sústrediť na úlohu a neklikať na každú novú správu.
• Riešte e-maily v presne stanovené časy. Neprepínajte do svojej schránky, každých 5 minút. Vymedzte si čas na ich riešene. Ideálne ráno a večer (pred odchodom z práce), prípadne po obede.
• Do svojho konta sa prihláste iba v časoch vyhradených na e-maily.
• 2 minútové pravidlo. Ak viete daný e-mail vyriešiť do dvoch minút, urobte to hneď. Ak si vyžaduje viac času, zaraďte si ho do plánu úloh. Ak nie je dôležitý, pošlite ho rovno do koša.

Nájdite si spôsob ako pracovať menej

Výrazy ako mám veľa práce, robím toľko nadčasov, ešte musím toto urobiť sa stali symbolom dnešného pracujúceho človeka. Čím viac termínov a stresu máte, tým máte lepší imidž poctivého zamestnanca. Výskumy a prax úspešných ľudí však hovoria opak.

Pracovať menej je to k čomu by sme mali smerovať. Lenivosť a prokrastinácia môžu byť pozitívne vlastnosti, ak ich výsledkom je, že vašu prácu dokážete urobiť rýchlejšie, šikovnejšie či efektívnejšie. Niektoré spoločnosti prišli na to, že zamestnanci dokážu svoju robotu urobiť rovnako dobre aj za menej času, ak ich odmenou je viac voľna.

Sústreďte sa na to dôležité vo vašej práci

S bodom vyššie súvisí aj technika 80/20 alebo Paretovo pravidlo. Vychádza z toho, že 80 % výsledkov ovplyvňuje 20 % zdrojov. To znamená, že 20 % vašich aktivít sú také, ktoré majú reálny dopad na výsledky vašej práce či spoločnosti a zvyšok je vlastne plytvanie časom. Nájdite a definujte tých 20 % a venujte sa im prioritne.

Vždy je dôležité nájsť si vlastný systém, ako si plánovať pracovný čas. Môžete vyskúšať viacero techník, kým nájdete tú, ktorá vám vyhovuje. Samozrejme vždy sa stretnete so situáciami, ktoré možno nemôžete ovplyvniť a nájdete sa zavalení prácou. Vtedy je dôležité nespadnúť do víru úloh a stresu. Lepším riešením je získať odstup, párkrát sa nadýchnuť a začať prioritizovať a plánovať.